แนวคิดและทฤษฎี Luther Gulick ទ្រឹស្តី POSDCoRB

แนวคิดและทฤษฎี Luther Gulick

Luther Gulick

ประวัติความเป็นมา

เกิดเมื่อวันที่ 17 มกราคม ค.ศ. 1892 ที่เมือง Osaka ประเทศญี่ปุ่นเป็นชาว American แต่เนื่องจาก

บิดาเป็นMissionary ที่นั่น Gulick จึงอาศัยอยู่ที่ Osaka  ต่อมานักวิชาการด้านรัฐประสาสนศาสตร์

มีความเห็นร่วมกันว่า ทฤษฎีแนวความคิดหลักการบริหารได้เจริญถึงจุดสุดยอดในปี ค.ศ. 1937 อันเป็น

ปีที่ Gulick และ Urwick ได้ร่วมกันเป็นบรรณาธิการหนังสือชื่อ Papers on the Science of Administration : Notes of the Theory of Organization โดยเสนอแนวคิดกระบวนการบริหาร ซึ่งเป็น

ที่รู้จักกันดี ชื่อว่า ‘ POSDCoRB” อันเป็นคำย่อของภาระหน้าที่ที่สำคัญของนักบริหาร 7 ประการ

ทฤษฎี : กระบวนการบริหาร POSDCoRB

กูลิค และ เออร์วิกค์ ได้รวบรวมแนวคิดทางด้านการบริหารต่าง ๆ เอาไว้ในหนังสือชื่อ

“Paper on the Science of Administration ) โดยเสนอแนวคิดกระบวนการบริหาร ซึ่งเป็นที่รู้จักกันดี

ชื่อว่า “POSDCoRB” ภาระหน้าที่ที่สำคัญของนักบริหาร 7 ประการ คือ

1.  Planning  การวางแผน

เป็นการวางเค้าโครงกิจกรรมซึ่งเป็นการเตรียมการก่อนลงมือปฏิบัติ เพื่อให้การดำเนินการ

สามารถบรรลุเป้าหมายที่วางไว้อย่างมีประสิทธิภาพ

2.  Organizing  การจัดองค์การ

เป็นการกำหนดโครงสร้างขององค์การ โดยพิจารณาให้เหมาะสมกับงาน เช่น การแบ่งงาน

(Division of Work) เป็นกรม กอง หรือแผนก โดยอาศัยปริมาณงาน คุณภาพงาน หรือจัดตามลักษณะ

เฉพาะของงาน (Specialization)

3.  Staffing   การจัดบุคลากรปฏิบัติงาน

เป็น เรื่องที่เกี่ยวกับการบริหารทรัพยากรมนุษย์ในองค์การนั่นเอง ทั้งนี้เพื่อให้บุคลากร

มาปฏิบัติงานอย่างมีประสิทธิภาพและสอดคล้องกับการจัด แบ่งหน่วยงานที่กำหนดไว้

4.  Directing  การอำนวยการ

เป็นภารกิจในการใช้ศิลปะในการบริหารงาน เช่น ภาวะผู้นำ (Leadership)  มนุษยสัมพันธ์

(Human Relations) การจูงใจ (Motivation)  และการตัดสินใจใจ (Decision making) เป็นต้น

5.  Coordinating  การประสานงาน

เป็นการประสานให้ส่วนต่าง ๆ ของกระบวนการทำงานมีความต่อเนื่องกัน เพื่อให้การดำเนินงาน

เป็นไปด้วยความเรียบร้อย และราบรื่น

6.  Reporting  การรายงาน

เป็นกระบวนการและเทคนิคของการแจ้งให้ผู้บังคับบัญชาตามชั้นได้ทราบถึงผลการปฏิบัติงาน

โดยที่มีความสัมพันธ์กับการติดต่อสื่อสาร (Communication)  ในองค์การอยู่ด้วย

7.  Budgeting  การงบประมาณ

เป็นภารกิจที่เกี่ยวกับการวางแผนการทำบัญชีการควบคุมเกี่ยวกับการเงินและการคลัง

ข้อดีข้อเสียของ POSDCoRB

ข้อดี

·      องค์กรมีโอการประสบผลสำเร็จบรรลุเป้าหมาย มีสายบังคับบัญชาเดียว

·      สมาชิกองค์กรมีความเข้าใจวัตถุประสงค์องค์กร และ แบ่งสายงานชัดเจน ไม่สับสน

·      ในหน่วยงานเดียวกัน มีความเข้มแข็ง เพราะเลือกสายอาชีพเดียวกันมาร่วมกันทำงาน

·      ใช้ทรัพยากรได้อย่างคุ้มค่า ถูกที่ถูกงาน

·      การประสานงานระหว่างหน่วยงานมีความสะดวก

·      จัดเตรียมงบประมาณสนับสนุนแต่ละส่วนได้อย่างเหมาะสม

ข้อเสีย

·      เมื่อมีสายงานบังคับบัญชาที่ชัดเจน บางหน่วยงานอาจเลี่ยงปฏิบัติงานจนกว่าผู้บริการจะสั่งการลงมาโดยตรง

·      อุปกรณ์หรือเครื่องมือบางชนิดที่อยู่นอกเหนือหน่วยงานตนเอง อาจต้องรอจนกว่าหน่วยงานที่รับผิดชอบมาเป็นเมื่อการดำเนินงานให้

·      ทุกคนล้วนอยากอยู่ในหน่วยงานบริหารหลัก ทำงานใกล้ชิดผู้บริหาร อาจเกิดความขัดแย้ง

การนำไปใช้ประโยชน์

1. หลักสกาลาร์ หรือสายการบังคับบัญชา

2. หลักเอกภาพในการบังคับบัญชา

3. หลักช่วงการบังคับบัญชา

4. หลักการเน้นที่จุดสำคัญ

5. หลักการจัดแบ่งแผนกงาน

6. หลักการเกี่ยวกับหน่วยงานหลักและหน่วยอำนวยการ

7. หลักการเกี่ยวกับศูนย์กำไร

ที่มา : http://applerakchon.blogspot.com/2012/10/1-luther-gulick.html | http://adisony.blogspot.com/2012/10/luther-gulick.html

POSDCOORB  เทคนิคการบริหารงานบุคคล ประกอบด้วยวิธีการจัดการมี 7 ขั้นตอน ดังนี้

                มีการศึกษา เรียนรู้ ใช้ ในวงการต่างๆมานาน  โดยเฉพาะวงการศึกษานำมาใช้ในการบริหารการศึกษา

อย่างกว้างขวาง  ประกอบด้วยวิธีการจัดการ  7  ขั้นตอน ดังนี้

PLANNING  การวางแผน

เป็นเทคนิคกระบวนการบริหารที่สำคัญจำเป็นต้องทำเป็นขั้นตอน  ด้วยความประณีต ระมัดระวัง 

มีความหมายสำคัญ ดังนี้

1.               การวางแผนเป็นการใช้สามัญสำนึกอย่างมีเหตุผล

2.               การวางแผนเป็นการมองปัญหาที่มีอยู่และพยายามหาวิธีการแก้ไขปัญหานั้น

3.               การวางแผนเป็นการหาทางเลือกที่ดีที่สุดในการปฏิบัติงานใดๆ ภายในเวลาที่กำหนด

4.               การวางแผนเป็นการจัดสรรทรัพยากรที่มีอย่างจำกัดให้เกิดประโยชน์สูงสุด

5.               การวางแผนเป็นความพยายามต่อเนื่องในการปฏิบัติงานให้บรรลุเป้าหมาย

6.               การวางแผนเป็นการใช้ความรู้ความสามารถวินิจฉัยเหตุการณ์ต่างๆ ในอนาคต

กิจกรรมการวางแผน  6  กิจกรรม คือ

1.               การกำหนดวัตถุประสงค์

2.               การกำหนดทางเลือก

3.               การกำหนดวิธีการบริหารทรัพยากร

4.               การกำหนดวิธีการดำเนินงาน

5.               การกำหนดวิธีการควบคุม

6.               การกำหนดวิธีการประเมินผล

ขั้นตอนในการวางแผน

1.               ขั้นเตรียมการ เป็นการเตรียมข้อมูล บุคลากร ทรัพยากร วัตถุประสงค์ เป้าหมายในการดำเนินการ

รวมทั้งสรุปผลการดำเนินงานที่ผ่านมา

2.               ขั้นวิเคราะห์สรุป วิเคราะห์ข้อมูล ข้อเท็จจริงต่างๆ

3.               ขั้นดำเนินการวางแผน  กำหนดว่าจะทำอะไร what   อย่างไร how ใครทำบ้าง who  ที่ไหน  where 

และเมื่อไหร่ when

4.               ขั้นประเมินผล  เป็นการสรุปผลการวางแผน  เช่นบอกเวลาที่ได้รับทั้งทางตรง และทางอ้อม

ผลกระทบที่อาจเกิดขึ้น สุดท้ายนำเสนอผู้มีอำนาจอนุมัติ

ORGANIZING  การจัดองค์กร

การจัดองค์กร เป็นภารกิจของหน่วยงาน องค์การ  ที่จะร่วมกันจัดรูปงานเพื่อให้การดำเนินงานเป็นไป

อย่างราบรื่นมีเป้าหมายที่แน่นอน   มีการจัดการที่เป็นรูปแบบ  ทุกคนในหน่วยงานมีความรู้ ความเข้าใจกลไก

การดำเนินงานภายใต้ระบบขององค์กรอย่างชัดเจน

เอกภาพในการบังคับบัญชา Unity of command การจัดองค์กรจำเป็นต้องกำหนดเส้นทางเดินของงาน ตั้งแต่

จุดเริ่มต้นจนถึงจุดสุดท้ายของการทำงาน  อำนาจในการตัดสินใจขั้นสุดท้าย  ความมีประสิทธิภาพขององค์กรนั้น 

เอกภาพในการบังคับบัญชามีความสำคัญ  หน่วยงานต้องจัดให้เกิดความคล่องตัวในการทำงาน  ส่วนต่อการปฏิบัติ

และรายงาน  การวิเคราะห์ประเมินผล  สิ่งสำคัญในการสร้างความเป็นเอกภาพในการบังคับบัญชา อยู่ที่ความชัดเจน

ในการวินิจฉัยสั่งการ  การรับรู้ในความรับผิดชอบร่วมกันของผู้บริหารและผู้ปฏิบัติ  การรับรู้เป้าหมาย วัตถุประสงค์

สูงสุดของงาน  โดยหลักเกณฑ์ เงื่อนไงที่ผ่านการวิเคราะห์ วางแผนมาเป็นอย่างดีแล้ว

 องค์ประกอบในการจัดองค์กร

1.               ภารกิจและวัตถุประสงค์ขององค์กร

2.               ขอบข่าย ความรับผิดขอบของงานในองค์กร

3.               สายการบังคับบัญชา การเลื่อนไหลของสายงาน

4.               จำนวนบุคลากร หรือผู้รับผิดชอบในแต่ละงาน  แต่ละหน้าที่

5.               การประเมินผลและการควบคุมงาน

ลักษณะองค์กรที่มีความสำคัญในปัจจุบัน 2 ส่วน คือ

1. การจัดองค์กรในภาคราชการ  Bureaucatic  Section   ภาคราชการให้ความสำคัญกับโครงสร้าง

การบริหาร  การจัดลำดับชั้นของสายการบังคับบัญชา  ลำดับขั้นการตัดสินใจเป็นรูปเจดีย์  คือ ผู้บริหารสูงสุด

อยู่ยอดแหลมของเจดีย์ แล้วมีผู้มีอำนาจ ตามภารกิจ รองลงมาตามลำดับ   จนถึงหน่วยปฏิบัติ  การดำเนินงาน

เน้นที่ความสำเร็จของงานเป็นประเด็นหลัก

2. การบริหารงานธุรกิจเอกชน  Privatic  Section   ภาคธุรกิจเอกชนจะไม่ซับซ้อนเหมือนภาค

ราชการ  องค์การจะมีปลายแหลมที่ยอด แต่ฐานจะแยกเร็วกว่าของภาคราชการ  เอกชนจะเน้นที่ภาคบริการ ความพอใจของลูกค้า  มากกว่าความสำเร็จของงาน  ดังนั้น การจัดองค์การจึงมีลักษณะเหมือนหมวดนักรบ

ไทยโบราณ  ผู้จัดการ หรือเจ้าของกิจการอยู่บนยอด และมีผู้ปฏิบัติหรือรองผู้จัดการอยู่ในขั้นรองลงมาไม่มากนัก  ส่วนผู้ปฏิบัตินี้จะมีตั้งแต่รองผู้จัดการลงไป

STAFFING  การบริหารงานบุคคล

การบริหารงานบุคคล  Staffing  หรือ  Personel  Administration  หรือ  Personel  Management

หมายถึง  การดำเนินงานเกี่ยวกับบุคคลในการทำงานในหน่วยงานหรือ  องค์การเพื่อให้บุคคลมาปฏิบัติงานตามที่ต้องการ  และให้บุคคลได้ปฏิบัติงานอย่างมีประสิทธิภาพ  ซึ่งมีกระบวนการสำคัญ ดังนี้

1.               การกำหนดนโยบาย กฎหมาย ระเบียบ ข้อบังคับเกี่ยวกับการบริหารงานบุคคล  เพื่อเป็นกรอบ

ในการบริหาร  นโยบายจะเริ่มตั้งแต่แผนพัฒนาเศรษฐกิจและสังคมแห่งชาติ นโยบายรัฐบาล นโยบายในแผน

พัฒนาระดับกระทรวง  มติคณะรัฐมนตรี  ส่วนภาคธุรกิจเอกชน  เน้นที่นโยบายและระเบียบที่จำเป็น

แก่การดำเนินงาน

2.               การวางแผนกำลังคน  Man  Power  Planning   เป็นกระบวนการวางแผนว่าหน่วยงานมีกำลังคน

กี่คน  แต่ละคนปฏิบัติหน้าที่อย่างไร  ความรู้ความสามารถด้านใดบ้าง  เพื่อความเหมาะสมกับงาน  ซึ่งเริ่มตั้งแต่แผนความต้องการ  แผนการให้ได้มาของกำลังคนและแผนการใช้กำลังคน

3.               การจัดบุคคลและการสรรหาบุคคลให้ดำรงตำแหน่ง Placement  & Recruitment

-                    การสรรหาบุคลา เป็นกระบวนการที่จะประชาสัมพันธ์หน่วยงานเพื่อให้ได้บุคคล

ที่มีความรู้ความสามารถเหมาะสมสำหรับองค์กร  ให้มาสมัคร เพื่อคัดเลือก Selection  คนที่มีความรู้ความสามารถเหมาะสมที่สุดเข้าร่วมปฏิบัติงานในองค์กร

-                    การจัดบุคคล Placementหมายถึงการจัดบุคคลที่ผ่านการคัดเลือก ให้ดำรงตำแหน่ง

ที่หน่วยงานวางแผนไว้แล้ว  เพื่อให้บุคคลปฏิบัติหน้าที่เกิดประโยชน์ต่อองค์กรสูงสุด

4.               การพัฒนาบุคลากร Human  Resource  Development  เป็นกระบวนการเกี่ยวกับการเพิ่มพูน

ความรู้ความสามารถของบุคลากรที่จะปฏิบัติงานในองค์กร  การพัฒนาบุคลากรสามารถพัฒนาโดยองค์เอง  หรือ ให้หน่วยงาน อื่นช่วยพัฒนาก็ได้  ทั้งนี้ ยึดความรู้ความสามารถที่บุคลาที่ได้รับ เป็นประโยชน์ต่อการทำงานที่มีประสิทธิภาพสูงแก่องค์กร

5.               การให้เงินเดือนและค่าตอบแทน Salary  Or  Compensation  ถือเป็นภารกิจสำคัญที่ผู้บริหาร

เจ้าของกิจการ  ต้องจ่ายให้ข้าราชการ หรือลูกจ้าง  เพื่อเป็นค่ายังชีพ ทดแดนการทำงาน ถือเป็นรางวัลสำหรับการทำงาน  การให้ค่าตอบแทน เงินเดือน โดยยึดถือระบบคุณธรรม  ดังต่อไปนี้

-                    หลักความสามารถ Competence ยึดผลงานตามความสามารถเหมาะกับเงินค่าตอบแทน

-                    หลักความเสมอภาค Equality  ให้โอกาสคนเสมอกันไม่เลือกชั้นวรรณะ

-                    หลักความมั่นคงSecurity ถือว่าการเข้าทำงานในองค์เป็นอาชีพอาชีพหนึ่ง  การกำหนด

ค่าตอบแทนเงินเดือน ให้เหมาะสมกับการดำรงชีวิต  การเข้า ออก จากงาน มีกฎหมาย กฎเกณฑ์รอบรับที่ชัดเจน 

เป็นธรรม

-                    ความเป็นกลางทางการเมือง  Political  neutrality  คือ การทำงานไม่เกี่ยวข้องกับ

การเปลี่ยนแปลงทางการเมือง หรือการเปลี่ยนรัฐบาล

-                    หลักสำคัญในการให้เงินเดือน คือ งานมาก งานยาก รับผิดชอบสูงให้เงินเดือนสูง

งานน้อย งานไม่ยาก รับผิดชอบน้อย เงินเดือนน้อย

6.               งานทะเบียนประวัติหรือข้อมูลบุคลากร  เป็นงานธุรการของบุคคล  ข้อมูลการเข้ามาทำงาน

ของบุคลากร  ตั้งแต่ข้อมูลส่วนตัว  การศึกษา  การทำงาน การเลื่อนตำแหน่ง  การพัฒนาศึกษาอบรม  เงินเดือน 

งานข้อมูลทะเบียนประวัติมีความสำคัญมาก  คนที่ออกจากงานเพื่อไปทำงานหน้าที่ตำแหน่งใหม่หากได้รับ

คำรับรองหรือหลักฐานการผ่านงานเดิมมาด้วย มัดได้รับการพิจารณาว่าเป็นผู้มีประสบการ  มีความชำนาญต่างๆ  ตามที่หน่วยงานต้องการ

7.               งานประเมินผลการปฏิบัติงานหรือการพิจารณาความดีความชอบ  การประเมินความดีความชอบ

ของบุคคลเป็นวิธีการสำคัญที่ทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพ  ธรรมชาติของคนเมื่อทำงานไปย่อมเกิดความเฉื่อย  เมื่อได้รับการประเมินผลเป็นระยะ และได้ขวัญกำลังใจย่อมทำให้เกิดประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

8.               งานวินัย และการดำเนินงานทางวินัย  เป็นกิจกรรมสำคัญในการควบคุมพฤติกรรมของบุคคล

ไม่ให้ทำความผิด  แบบแผน  ธรรมเนียมปฏิบัติขององค์กร   เป็นภารกิจสำคัญของผู้บริหารในการสอดส่อง

ดูและ ความประพฤติ  การรักษาวินัยของบุคลากรในองค์กร  ให้ดำเนินงานตามวัตถุประสงค์  เป้าหมาย

ขององค์กรที่วางไว้  ถ้ามีบุคคลละเมิดต้องดำเนินการตามแบบแผนตามสมควร

9.               สวัสดิการ  ประโยชน์เกื้อกูล  และสิทธิประโยชน์

10.         การให้ออกจากราชการ และการรับบำเหน็จบำนาญข้าราชการ พนักงานองค์กรเอกชน มีข้อตกลง 

ข้อกำหนด อายุในการทำงาน  เป็นข้อกำหนดข้อตกลงก่อนการทำงาน หรือการจ้างงาน  การออกจากงาน

เป็นบทสุดท้ายของการบริหารงานบุคคล  การออกจากงานมี 2  กรณีที่สำคัญ

-                    ออกตามประสงค์พนักงาน เช่น ลาออก

-                    ออกเพราะความต้องการของหน่วยงาน  เช่น เกษียณอายุ  ยุบเลิกตำแหน่ง 

ออกเพราะทำผิด  ซึ่งองค์กรต้องให้ออกตามข้อตกลง

DIRECTING  การอำนวยการ

หมายถึง  การส่งเสริม  ช่วยเหลือ  ปรึกษา  แนะนำ  สั่งการ  ประสานกิจกรรม  การติดต่อ 

การมอบหมายภารกิจต่างๆ  เพื่อให้การดำเนินงานขององค์กรบรรลุวัตถุประสงค์ เป้าหมาย  หรือ แผนที่วางไว้

กิจกรรมอำนวยการที่สำคัญ จำแนกได้ดังนี้

1.               การประสานงานCoordinating

2.               การตัดสินใจและสั่งการ  Decision  Makinh

3.               การสั่งงาน  Oder

4.               การติดตามดูแลกำกับ และให้คำปรึกษา Supervising & Guiding

5.               การสร้างขวัญกำลังใจ  และแรงจูงใจ  Moral  and  Motivating

6.               การใช้ภาวะผู้นำ  Leadership

7.               การสร้างมนุษย์สัมพันธ์  Human  Relation

8.               การจัดระบบสื่อสารและการสร้างเครือข่าย Net  Work  and  Communicating

9.               การมอบหมายงานและการมอบอำนาจหน้าที่  Take  Oder  &  Delegating

10.         การส่งเสริมกิจกรรมอื่นๆ  Supporting

COORDINATING  การประสานงาน

การประสานงานหมายถึง  การจัดระเบียบวิธีการทำงานเพื่อ ให้ผู้ปฏิบัติรู้ถึงวัตถุประสงค์ และรายละเอียด

ของงานจนสามารถปฏิบัติหน้าที่ในลักษณะงานที่ได้รับมอบหมาย  งานมีการร้อยรัดต่อเนื่องกันจนเสร็จสิ้นภารกิจของหน่วยงานที่ได้ร่วมกันวางไว้  มีลักษณะสำคัญดังนี้

1. การประสานงานเป็นกระบวนการหนึ่งในการบริหาร หมายถึง เป็นกิจกรรมที่เกิดขึ้นตั้งแต่การวางแผน

เรียกประสานแผน  เพื่อให้คนวางรูปแบบการทำงานตามความรู้ความสามารถ เรียกว่า ประสานคน และประสาน

ความเข้าใจทางความคิดเรียกประสานงานความคิด  โดยเรียกการประสานทั้งหมดว่า การประสานงาน

2. การประสานงานเป็นหน้าที่ของผู้บริหาร หรือผู้จัดการ

3. การประสานงานเป็นเรื่องเกี่ยวกับการแสวงหาความร่วมมือ

4. การประสานงานเป็นเรื่องเกี่ยวกับการติดต่อสื่อสาร

5. การประสานงานจะเป็นกิจกรรมที่อยู่ในทุกขั้นตอนของการทำงาน

6. การประสานงานเป็นเรื่องที่เกี่ยวกับการสื่อสัมพันธ์

วัตถุประสงค์ของการประสานงาน

1.               ลดความขัดแย้ง  ระหว่างผู้ปฏิบัติกับองค์กร

2.               ช่วยให้เกิดความร่วมมือในการปฏิบัติงาน

3.               เกิดประสิทธิภาพ ประหยัดแรงงาน เวลา  และวัสดุอุปกรณ์

วิธีการประสานงานที่สำคัญ

1.               การจัดทำแผนผัง กำหนดหน้าที่การงานของหน่วยงาน  แผนภูมิ  ป้ายทะเบียน เป็นต้น

2.               จัดทำความสั่ง กำหนดหน้าที่ชัดเจน

3.               ตั้งคณะกรรมการ ตามแผนงาน

4.               ทำแผนปฏิบัติงาน  และแผนควบคุมการปฏิบัติงาน

5.               การกำหนดส่งงาน

6.               การระบุการจัดสรรงบประมาณ  การจัดกิจกรรม  การควบคุมกิจกรรม

7.               การจัดประชุม สัมมนา  การกระจายข่าว

หลักการคัดเลือกผู้ที่เหมาะสมในการทำหน้าที่ประสานงาน

1.               เป็นผู้ที่เข้าใจภารกิจองค์กรเป็นอย่างดี

2.               เป็นผู้มีวุฒิภาวะ  น่าเชื่อถือ  เป็นผู้ใหญ่

3.               เป็นผู้มีความรับผิดชอบสูง

4.               เป็นผู้มีความสามารถในการสร้างมนุษย์สัมพันธ์

5.               เป็นผู้มีศิลปในการพูดโน้มน้าวใจคน

CONTROLLING  การควบคุมงาน

                   การควบคุมงาน หมายถึง  การดำเนินการในการกำกับดูแลการดำเนินงานต่างๆ  เพื่อให้เป็นไป

ตามแผนงานที่วางไว้  การควบคุมงานมีลักษณะเป็นการกำหนดเกณฑ์  หรือ เป้าหมายของการปฏิบัติงาน

ไว้ล่วงหน้าแล้วเปรียบเทียบกับผลการปฏิบัติงานที่ปรากฎในด้านต่างๆ  ดังนี้

1.               ด้านปริมาณQuantity

2.               ด้านคุณภาพQuality

3.               ด้านเวลาTime

4.               ด้านงบประมาณ หรือต้นทุน Budget  or  Cost

วิธีการควบคุมงานให้มีประสิทธิภาพ

1.               กำหนดเกณฑ์มาตรฐาน หรือเป้าหมายการปฏิบัติงานในลักษณะที่ท้าทาย

2.               จัดระบบติดต่อสื่อสารให้ทั่วถึง Net  work  ให้มีการประสานงานสอดคล้องต่อเนื่อง  สามารถรายงานกิจกรรมได้ทันท่วงที

3.               ควรใช้วิธีการควบคุมงานตามแผนงานบริหาร จุดประสงค์เป็นตัวชี้นำ  M.B.O.

4.               ควรใช้วิธีการควบคุมงานแบบง่ายๆ ไม่ซับซ้อน  เห็นผลชัดเจนตามจุดสำคัญ

5.               ให้กำลังใจอย่างเหมาะสมและสม่ำเสมอ

6.               พยายามป้องกันพฤติกรรมของผู้ปฏิบัติงาน ให้เป็นไปในเชิงบวก  สร้างสรรค์

                                กิจกรรมควบคุมงานที่สำคัญ

1.               กำหนดแผนผัง แผนภูมิควบคุมงาน ชัดเจน  Bar  Chart, Gantt  Chart

2.               ใช้งบประมาณเป็นตัวควบคุมงาน

3.               ควบคุมโดยกำหนดเป้าหมาย  วัตถุประสงค์  MBO

4.               ควบคุมงานโดยใช้ห้องปฏิบัติการ

ปัญหาที่พบบ่อยในการควบคุมงาน

1.               การจัดระบบงานขาดประสิทธิภาพ

2.               การไม่ให้ความสำคัญของการควบคุมงานของผู้บริหาร

3.               ขาดความรู้ เทคนิคที่เหมาะสมในการควบคุมงาน

4.               ขากหลักเกณฑ์  มาตรฐานในการควบคุมงาน

5.               ขาดการร่วมมือของผู้ปฏิบัติงาน

REPORTING  การรายงานผลงาน

การรายงานผลงาน  หมายถึง  การที่ผู้มีหน้าที่เสนอผลของงาน หรือกิจกรรม  ให้บริหาร หรือ

ผู้ร่วมงานได้ทราย  ซึ่งมีลักษณะสำคัญ 2 ลักษณะ

1.               รายงานขณะปฏิบัติงาน  เป็นการรายงานตามขั้นตอนการปฏิบัติงาน  ซึ่งกำหนดไว้

ในแผนปฏิบัติงาน  การรายงานอาจรายงานด้วยวาจา  หรือ ด้วยลายลักษณ์อักษร  ปัจจุบัน มีการรายงาน

สู่สาธารณชน  เช่น ทางสื่อมวลชน  เพื่อสร้างความเข้าใจ ความพอใจแก่ประชาชน

2.               การรายงานเมื่อสิ้นสุดแผนงาน  เป็นการรวบรวมผลการดำเนินงานทั้งหมด สรุป เป็นรายงานผล

การดำเนินงาน

สิ่งที่จำเป็นควรเน้นพิเศษในการรายงาน

1. รายงานเป็นกระบวนการ  INPUT    PROCESS  OUT  PUT

2. รายงานการใช้ทรัพยากร มีการใช้ทรัพยากรอะไรไปบ้าง  มีปัญหาอุปสรรคอย่างไร

3. รายงานเกี่ยวกับผลที่เกิดขึ้น

4. รายงานเกี่ยวกับผลกระทบที่เกิดขึ้น  Feed  Back  เป็นการรายงานในภาพรวม

BUDGETING  การงบประมาณ

                   การงบประมาณ มองที่การจัดหา  จัดทำ และบริหารงบประมาณ  ให้เกิดประโยชน์สูงสุดต่อองค์กร 

งบประมาณ  Budget  หรือต้นทุน Cost  คือ เงินหรือทรัพย์สินของที่ใช้ในการดำเนินงานขององค์กร  หมายถึง

ทุนในการดำเนินงาน  แบ่งลักษณะงบประมาณได้ 2 ภาค

1.               งบประมาณภาคราชการ  Bureaucratic  Budgeting  จัดสรร จัดทำโดยกระทรวงทบวงกรม 

ต่างๆ  ไปตามความจำเป็น  โดยจัดสรรตามแผนงานโครงการ

2.               งบประมาณของภาคเอกชน  Private  Budgeting  เป้นทุนที่บริษัท  ห้างร้าน  ได้มาจากการ

ระดมทุน  เช่น หุ้น เงินกู้จากแหล่งธุรกิจ  หรืออาจมาจากทุนส่วนตัวการบริหาร จัดสรรมาจากคณะกรรมการ B0ard  ตามแผนงานที่คณะกรรมการได้กำหนดนโยบาย  หรือกลยุทธ์ไว้

ความสำคัญของงบประมาณ

งบประมาณ ถือเป็นปัจจัยสำคัญในการบริหาร  การดำเนินงานต้องอาศัยเงินงบประมาณ 

ส่วนราชการ ไม่สามารถผลิตได้เอง  เช่น  เงินเดือน  การก่อสร้าง  รถยนต์พาหนะต่างๆ  จำเป็นต้องจัดหา

ด้วยเงินงบประมาณทั้งสิ้น